Wie funktioniert die Organisation?

Das Verständnis über die Funktionsweise der Organisation, ihrer zugrunde liegenden Strukturen und Mechanismen ist die Grundvoraussetzung für die Entwicklung organisatorischer Fähigkeiten.

Ein häufiger Fehler, den Organisationen begehen besteht darin, an jenen Stellen zu intervenieren, an denen Probleme auftreten, ohne die Auswirkungen auf die gesamte Organisation zu berücksichtigen. Die Organisation in ihrer Gesamtheit verstehen, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert ist, welche Bedürfnisse die Organisation und ihre Mitarbeitenden haben, bilden die Grundlage für die Entwicklung organisatorischer Fähigkeiten - (nicht nur) von Anpassungsfähigkeit. 

Fragen nach:

• dem warum Veränderungen notwendig ist,
• dem was verändert werden soll und
• dem wo die Organisation anpassungsfähiger werden soll, sind grundlegende Fragen, die im Vorfeld beantwortet werden müssen.

Welche Ziele sollen erreicht werden?

Eine Transformation ist für die Organisation und ihre Mitarbeitenden ein intensiver Prozess, der durch Höhen und Tiefen gekennzeichnet ist.

Die Vision für die Organisation von morgen zu erarbeiten ist wichtig, weil sie während des Prozesses als Orientierungspunkt fungiert und alle Beteiligten unterstützt, das Ziel vor Augen zu haben. Unter der Voraussetzung, dass sich Menschen für die gemeinsame Vision begeistern, entsteht ein „wir-Gefühl“, wodurch Menschen über sich hinauswachsen und in der Lage sind großartiges zu leisten.

Die Vision lenkt den Blick auf das große Ganze und schafft die Grundlage für ein starkes Gemeinschaftsgefühl, wodurch Menschen motiviert werden, sich aktiv in den Transformationsprozess einzubringen.

Verfügt die Organisation über die notwendigen Grundlagen?

Organisationen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Durch die Einführung neuer Software-Tools, Veränderungen in der Prozesslandschaft, personeller und organisatorischer Veränderungen, usw. nisten sich Ineffizienzen ein, die sich negativ auf die Leistungsfähigkeit der Organisation und der Mitarbeitenden auswirken.

Ineffizienzen führen zu mangelnder Klarheit in allen Bereichen, die zu:

• komplizierten Prozessen,
• ausbaufähigem Verantwortungsbewusstsein und
• erhöhtem Abstimmungsaufwand führen.

Deren Beseitigung ist die Grundvoraussetzung für die Entwicklung organisatorischer Fähigkeiten, um Klarheit in Bezug auf Ausrichtung zu schaffen und den Fokus auf die wesentlichen Erfolgsfaktoren zu schärfen.



Sollen die Mitarbeitenden einbezogen werden?

Die Herausforderungen und der Kontext sind in jeder Organisation unterschiedlich.

Dies ist einer der Gründe, warum es wichtig ist, die Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen. Sie wissen aus erster Hand, mit welchen Schwierigkeiten sie konfrontiert sind, und haben praktische Ideen diese zu beseitigen. Die Nutzung dieses Wissens ist wertvoll, um Lösungen zu entwickeln, die sowohl den Bedürfnissen der Organisation als auch denen der Mitarbeitenden entsprechen und in der Praxis umsetzbar sind.

Voraussetzung ist Vertrauen in die Mitarbeitenden und ihre Fähigkeiten, um ein Umfeld, das von Innovation und Eigenverantwortung geprägt ist zu schaffen, wodurch die Anpassungsfähigkeit der gesamten Organisation gestärkt und weiterentwickelt wird.

Inwiefern spielt Größe eine Rolle?

Nicht alle Bereiche innerhalb der Organisation benötigen denselben Grad von Anpassungsfähigkeit.

Weil jeder Bereich:

• unterschiedliche Ziele verfolgt,
• in unterschiedlicher Ausprägung mit der Umwelt in Verbindung steht und
• der Wertbeitrag für die Gesamtleistung der Organisation unterschiedlich gelagert ist.

Je dynamischer die Umwelt, umso höhere Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit des Bereichs und umgekehrt. Je kleiner ein Bereich, umso kürzer sind die Kommunikationswege und umso schneller kann er sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen. Die Bestimmung des notwendigen Grads von Anpassungsfähigkeit erfolgt auf Führungsebene und umfasst die Definition entsprechender Rahmenbedingungen.

Neben der Größe hängt der Grad der Anpassungsfähigkeit davon ab, ob die einzelnen Bereiche über die notwendigen Ressourcen, Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse verfügen, um auf Veränderungen angemessen reagieren zu können.

Was ist die richtige Balance?

Anpassungsfähigkeit wird mit flachen Hierarchien verbunden.

Dies ist ein Trugschluss. Auch in streng hierarchisch strukturierten Organisationen kann Anpassungsfähigkeit implementiert werden. Die vertikale (Aufbau-) Organisation sorgt für Stabilität, Koordination und Steuerung, während die horizontale (Ablauf-) Organisation für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft sorgt.

Die wahre Kunst besteht darin, die richtige Balance zwischen vertikalen und horizontalen Strukturen zu identifizieren, um auf der einen Seite eine klare Ausrichtung und auf der anderen Seite Anpassungsfähigkeit zu gewährleisten.