Magra & Co.
Magro significa magro. E lean management significa progettare un’azienda in modo tale da evitare tutto ciò che non è necessario. Tutto ciò che spreca risorse, che fa lievitare i costi, che paralizza e rallenta. In breve, per trovare la risposta alla seguente domanda: è possibile ottenere lo stesso risultato o un risultato migliore con meno sforzi, costi e perdite per attrito, senza – e soprattutto – senza perdere la qualità?
È possibile? O non è possibile?
Migliorare, essere più veloce, ottenere più profitti rendendo le cose più snelle? Non pensi che funzioni? Funziona molto bene. Ciò di cui hai bisogno sono gli strumenti del lean management.
Immaginate che un’autostrada a due corsie venga ridotta ad una sola corsia. Le ragioni di ciò non sono importanti. Questo può essere un incidente così come un cantiere. Il fatto è però che adesso qualcuno deve restare sempre in piedi. Ciò si traduce in ingorghi, ritardi e, ovviamente, frustrazione per tutti i soggetti coinvolti.
Panettiere o falegname?
Diamo un'altra occhiata alla nostra panetteria? Oppure preferisci una falegnameria, un'azienda di servizi, un ramo d'industria? Qualunque sia il tipo di attività, funzionerà bene e avrà successo solo se non ci sono colli di bottiglia nei processi aziendali.
Ma cos’è un collo di bottiglia?
Questa è una risorsa disponibile solo in misura limitata.
- Una persona, una macchina, un fattore tempo, risorse finanziarie
Da questo dipende il rendimento della tua azienda. Se anche una sola di queste risorse non “funziona”, ti troverai in un serio svantaggio competitivo. E non è possibile compensare ciò se non si lavora immediatamente sui colli di bottiglia.
Il nostro esempio è ora una falegnameria.
L'azienda ha investito in una nuova macchina per il taglio del legno, ultramoderna e soprattutto poco appetitosa. Ora tutto dovrebbe diventare più veloce, migliore e più redditizio.
Il fatto è che tutti gli ordini dell'azienda devono passare attraverso questa macchina, ogni taglio del legno deve passare attraverso questa macchina.
Nessuno lo vuole
E ora stiamo disegnando sul muro uno “scenario peggiore” che nessuna azienda vuole, ma che potrebbe certamente essere possibile in quasi tutte le aziende.
- In vista della nuova macchina, la vendita della nostra attiva falegnameria con quasi 30 dipendenti ha acquisito e negoziato con grande ottimismo cinque grossi ordini contemporaneamente, nella ferma convinzione che la macchina avrebbe fatto il lavoro. Inoltre, c’è un solo dipendente che può “ragionevolmente” utilizzare la macchina. Questo dipendente ha ricevuto un breve corso di formazione. Può impostare i dati di processo necessari per le diverse esigenze. Ma la macchina “può” fare molto di più. Ma non c’è più tempo per imparare tutto questo.
E all'improvviso tutto è cambiato
- Al momento dell'accettazione dei nuovi progetti, le vendite hanno comunicato stime di consegna molto ottimistiche: secondo i dati di processo dell'azienda, i processi sulla macchina stanno per scadere. Ma nessuno se lo aspettava e ha tenuto conto del fatto che la modifica dei parametri di impostazione sulla macchina richiede così tanto tempo. Ciò è dovuto principalmente alla precisione richiesta. Un minimo errore e “la tavola è tagliata”.
Tutti i progetti in tilt
- L'obiettivo dell'imprenditore è completare prima il progetto principale. È anche una questione di prestigio, ma è già chiaro: anche il prossimo progetto è importante. Solo per ragioni economiche e il terzo progetto deve funzionare. Perché questo è un cliente a lungo termine.
Il quarto progetto non è così grande, ma funziona solo se la data di consegna viene rispettata rigorosamente, altrimenti per il cliente tutto si ferma. Il completamento è stato possibile solo con una scadenza garantita.
Ciò che doveva venire arriva
- Il quinto progetto? Cerchiamo di non dirlo perché è importante anche perché il venditore ha dato la sua parola, vedi come funziona il tutto? Prestigio, redditività, orientamento al cliente, fedeltà contrattuale, emozioni. Tutti meravigliosi valori di un’azienda. Ma anche una miscela esplosiva quando si crea la strozzatura, quando due corsie diventano improvvisamente una corsia sola.Ora arriva quello che doveva succedere. Ci vuole troppo tempo per modificare i parametri della nuova macchina. Il software è estremamente complesso e altrettanto complicato. Il dipendente è sottoposto a una pressione enorme, alla quale ovviamente non può resistere, perché già da molto tempo in azienda c'è movimento. Un movimento spiacevole, tuttavia. Le vendite sembrano stressate perché il progetto principale non è ancora pronto per la consegna. La direzione si sta preparando nervosi perché si rendono conto di questo, di cosa accadrà adesso. Si chiama “Legge di Murphy”. Lo sai? In termini semplici: “Le cose sarebbero potute andare storte. Ed è andata storta”.
La pressione nella caldaia aumenta
- A causa della crescente pressione, la pressione aumenta in quasi tutti i settori delle aziende di medie dimensioni. Ciò aumenta anche la predisposizione agli errori, la maggior parte dei quali diventa visibile solo nei processi successivi e la macchina deve ora essere resettata. Tutto all'inizio. Rimontare tutto, ulteriore perdita di tempo, perdita di materiale, perdita di immagine
E non è ancora il culmine
- Si creano arretrati che presto non potranno più essere recuperati. E con così tante nuove priorità, nessuno riesce a vedere ciò che è importante. E lo scenario peggiore non ha ancora raggiunto il suo apice. A peggiorare le cose, il dipendente di ora anche la macchina si ammala. Tuttavia, il suo sostituto ha solo un breve periodo di formazione e quindi non soddisfa i requisiti necessari. Non è stata presa in considerazione la possibilità di dover utilizzare questo dipendente, il che porta a ulteriori ritardi, ancora più fastidi e, nel frattempo, a una scarsa comunicazione all'interno dell'azienda.
Il silenzio spaventoso
- È solo questione di tempo prima che questa notizia venga fuori. Tutti i processi successivi sono influenzati dal traffico sulla macchina da taglio. Il montaggio non può essere effettuato nel capannone. La consegna è bloccata. Gli addetti al montaggio non possono assistere mentre i clienti iniziano l'allestimento i progetti: la pressione dei tempi, la perdita di immagine e, soprattutto, il danno economico aumentano e assumono proporzioni ingestibili.
Perdita di tempo, perdita di materiali, mancato successo economico
- La comunicazione interna ed esterna è andata in tilt già da tempo. Anche perché le interfacce dei processi non sono ben definite: gli ordini vengono inizialmente cancellati, almeno un progetto può essere completato. Tuttavia, a causa di ritardi e perdite di materiali, non ottenne il successo economico sperato.
È meglio porre fine a questo scenario a questo punto prima di diventare tutti di cattivo umore.
Qualcosa è sicuramente diventato chiaro:
Ci sono questi colli di bottiglia. E una volta che i nervi sono logori, anche l’impegno e gli straordinari non aiutano più.
Questo era un esempio relativamente semplice. Ed è molto probabile che la soluzione sarebbe stata possibile. Nel nostro caso:
- Una migliore comunicazione a tutti i livelli - ciò avrebbe portato ad un approccio più attento e lungimirante nell'accettazione dei progetti... Competenza completa dei dipendenti - quindi i problemi con la macchina non si sarebbero mai verificati... Sostituzione equivalente del personale - quindi un la malattia del dipendente non sarebbe stata così grave. Il peso è diminuito...
Magro significa magro.
E snellire significa soprattutto evitare tutto ciò che non è necessario.
Sprechi inutili
In questo contesto sono state definite nei processi aziendali alcune cosiddette tipologie di rifiuti.
“I colli di bottiglia divorano i processi prima di colazione”.
Hannes Alton, fondatore
